NEXT 1/2009 - Cyfrowy zamiast papierowego

W ostatnich latach korzystanie z systemów obiegu dokumentów w postaci cyfrowej stało się wizytówką nowoczesnej firmy. Dotyczy to już nie tylko korporacji, ale także małych i średnich przedsiębiorstw. Pożegnanie z papierem nie przychodzi wprawdzie łatwo, ale ma wymierne, biznesowe korzyści.

Sprawny i skuteczny system obiegu dokumentów jest ważnym elementem każdej firmy. Zniszczenie lub zagubienie dokumentów może się przyczynić do upadku firmy lub jej kiepskiego funkcjonowania. Aby tego uniknąć, warto zainwestować i wprowadzić elektroniczny system zarządzania dokumentacją, zwany w skrócie uDMS (Document Management System). Systemy takie zaczęto wprowadzać na świecie już w latach 80. ubiegłego wieku, ale dopiero od niedawna są uważane za niezbędny składnik nowocześnie zarządzanej firmy, która chce się utrzymać na rynku oraz poprawić swoją pozycję.

Każde przynoszące oszczędności usprawnienie pracy jest handicapem pozwalającym na skuteczną walkę z konkurencją. Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów z konieczności musi ustąpić miejsca jego elektronicznemu odpowiednikowi. Cyfrowy obieg dokumentów jest już standardem w poważnych przedsiębiorstwach, a coraz więcej mniejszych firm zauważa zalety takiego rozwiązania. W Polsce najszybciej ten rodzaj innowacji doceniły firmy z branży telekomunikacyjnej. Już ponad 70 proc. firm z tego sektora rynku ma jakiś system zarządzania dokumentami. Największym beneficjentem nowych rozwiązań będzie cała sieć administracji publicznej, co przyniesie wymierne korzyści dla każdego z nas, gdyż zaowocuje szybszą i sprawniejszą obsługą klientów w urzędach.

Firma badawcza Gartner ocenia, że na świecie działa obecnie kilkuset producentów oprogramowania uBPM (Business Process Management), w ramach którego oferowane są aplikacje do zarządzania dokumentami. W Polsce oferta takich systemów również jest bardzo bogata. Z uwagi na to, że systemy te nie są ujednolicone, trudno niekiedy zorientować się, który z nich stanowi lepsze rozwiązanie dla danego przedsiębiorstwa. Aby zobaczyć, jak powinien wyglądać odpowiedni system DMS, przyjrzyjmy się poszczególnym fazom tworzenia i obiegu dokumentów w typowej firmie.

Etapy tworzenia dokumentacji

Pierwszym etapem jest pojawienie się dokumentu – będzie to np. zamówienie czy zgłoszenie jakiejś potrzeby ze strony klienta. Aby pojawił się on w systemie danej firmy, należy go opracować już na samym wstępie. Przede wszystkim trzeba go zarejestrować, nadając mu odpowiednią metrykę, czyli specjalnie zakodowane oznaczenie, które potem umożliwi jego łatwe odnalezienie. W tym momencie, jeśli dana firma ma wdrożony system cyfrowego obiegu dokumentów, to taki dokument jest skanowany i wprowadzany do systemu informatycznego.

Od tego momentu krąży on w postaci cyfrowej w strukturze organizacyjnej firmy. Ułatwia to znakomicie wewnętrzny obieg informacji, gdyż każdy uprawniony pracownik ma w każdej chwili wgląd do tego dokumentu i może stwierdzić, na jakim jest etapie procesu decyzyjnego. Po przebyciu całej ścieżki dokument jest archiwizowany i przechowywany przez określony czas. Potem może być usunięty z systemu. Dzięki zintegrowanemu systemowi zarządzania dokumentami mamy zatem pełną kontrolę nad poszczególnymi procesami biznesowymi. Wpłynięcie, stworzenie czy przekazanie dokumentu, a także rejestracja zmian czy adnotacji są udokumentowane znacznikiem czasowym (datą i godziną) i spersonifikowane (podpisane przez daną osobę).

W przypadku dokumentacji w formie papierowej od razu widać, gdzie może powstać wąskie gardło. Wystarczy, że jeden z pracowników przetrzyma u siebie na biurku dany dokument lub odłoży go nie tam, gdzie trzeba. Im większa liczba pracowników, którzy pracują nad tym dokumentem, tym większa szansa, że się zawieruszy. Kolejnym problemem są pojawiające się nagminnie papierowe kopie dokumentu. Niekiedy trudno dociec, na jakim etapie jest proces zainicjowany danym dokumentem i która jego kopia jest najbardziej zaawansowana.

Ocena:    (aby ocenić, musisz się zalogować w serwisie)

 del.icio.us |  Wykop mnie |  Digg this story |  dodajdo.com

• Druk w firmie: Technologie druku »
  Raport IT w MSP
• Miniserwer do małych i średnich firm »
  dysk sieciowy Netgear
• Cyfrowy dowód »
  raport o informatyce śledczej
• W cyfrowej sieci »
  inteligentny dom cyfrowy
• Uniwersalny OCR »
  ROZPOZNAWANIE TEKSTÓW ABBYY FINEREADER