NEXT 6/2008 - Przyjazne biuro dla każdego

Zapewne każdy z nas szukał nieraz wydrukowanego dokumentu, nie mówiąc już o ważnym e-mailu czy PDF-ie. Jeszcze szybciej można się pogubić w biurze, w którym codziennie przetwarza się dziesiątki czy nawet setki dokumentów.

Problem związany z ich archiwizacją i właściwym opisem nie jest łatwy do rozwiązania, dlatego niektóre firmy wprowadzają specjalistyczne systemy DMS. Inne używają prostego oprogramowania, takiego jak np. ELOoffice.

Jest to system do zarządzania i archiwizacji wszelkich dokumentów, który zapewnia szybki dostęp do informacji (dzięki modułowi wyszukiwania m.in. przez wprowadzone wcześniej tagi), poprawia wydajność pracy (dużo szybciej można znaleźć wybraną informację) i zapewnia większe bezpieczeństwo (pliki są przechowywane nie tylko na wydrukach, ale także w formie elektronicznej).

ELOoffice działa w strukturze sieciowej. Administrator instaluje serwer i tworzy archiwum, które przechowywane jest w bazie Microsoft Access. Korzystać z niego mogą inni użytkownicy, którzy podłączają się aplikacjami klienckimi. Praca z programem polega na wybieraniu dokumentów do archiwizacji, poprawianiu ich czy zlecaniu edycji innym użytkownikom. Pliki wybrane z archiwum lub do niego mogą być otwierane w dowolnym oprogramowaniu. Jest to możliwe, ponieważ ELOoffice wykorzystuje zainstalowane na dysku aplikacje i uruchamia je, jeśli użytkownik wybierze edycję pliku archiwizowanego.

Tak jak już wspomnieliśmy, oprogramowanie ELOoffice zapewnia wysokie bezpieczeństwo archiwów. Po pierwsze, jeśli dany dokument istnieje w formie papierowej, to za pomocą wbudowanego OCR-a (FineReader) możliwe jest przekształcenie go do postaci cyfrowej. Po drugie, w systemie znajdziemy również funkcję wersjonowania. Daje to możliwość dotarcia do dowolnej kopii pojedynczego dokumentu. Po trzecie, ELOoffice ma zaimplementowaną funkcję szyfrowania za pomocą 128-bitowego algorytmu, dzięki czemu jest jeszcze bardziej bezpieczny.

Niestety, na polskim rynku świadomość zalet archiwizacji dokumentów w postaci cyfrowej jest ciągle niska, ale być może niedługo się to zmieni. Do tego potrzebne jest jednak zainteresowanie wielu podmiotów rynku.

Ocena:    (aby ocenić, musisz się zalogować w serwisie)

 del.icio.us |  Wykop mnie |  Digg this story |  dodajdo.com

• PDF – no problem »
  ABBYY PDF TRANSFORMER 2.0 PRO PL
• Wirtualna drukarka PDF-ów »
  pełne wersje
• Dziurawa prywatność »
  kto nas śledzi?
• Chmury przyszłością IT? »
  raport: współczesne trendy w IT
• Dokumenty w formacie PDF »
  pełne wersje