NEXT 6/2009 - Etapy wdrożenia systemu

Implementacja zaawansowanego systemu informatycznego to długotrwały proces składający się z kilku wyraźnie zarysowanych etapów. Odpowiednie zaplanowanie i późniejsza realizacja kolejnych kroków pozwoli odnieść firmie sukces. [Artur Pęczak]

Przygotowanie projektu

Przed przystąpieniem do wdrożenia należy szczegółowo określić cele i zakres projektu. Na tym etapie niezbędne jest ustalenie podstawowych parametrów wdrożenia, takich jak jego koszt (budżet projektu), czas trwania projektu ze szczegółowym harmonogramem, udostępnione zasoby (zarówno ze strony klienta, jak i firmy wdrażającej). Przygotowanie projektu powinno obejmować identyfikację ryzyka projektu. Konieczne jest także ustanowienie osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie całego wdrożenia i/lub jego wybranych obszarów oraz określenie mierzalnych kryteriów oceny wdrożenia (terminy, zakres zadań).

Reorganizacja procesów

Reorganizacja procesów, znana także jako reengineering (ang. Business Process Reengineering, BPR), to metoda pozwalająca na udoskonalenie procesów zachodzących w firmie. Wdrożenie systemu informatycznego to doskonała okazja na przeprowadzenie przeglądu (identyfikacji) procesów zachodzących w przedsiębiorstwie oraz poprawę ich efektywności. Procesy niepotrzebne, nadmiarowe lub nieefektywne mogą zostać zlikwidowane lub zastąpione nowymi. Wiele firm świadomie rezygnuje z etapu reorganizacji procesów, próbując odwzorować istniejące procesy w nowo wdrażanym systemie IT, czego skutkiem jest niemożność osiągnięcia założonych celów biz- nesowych. Wdrożenie systemu IT bez reorganizacji procesów może pozbawić przedsiębiorstwo wartości dodanej, jaką jest poprawa efektywności jego funkcjonowania.

Implementacja systemu

Etap realizacji projektu to moment, w którym nowy system pojawia się w firmie. Często na tym etapie funkcjonuje już infrastruktura techniczna, na której będzie działać rozwiązanie – serwer, oprogramowanie, baza danych, systemy backupu itd. Ten etap będzie się różnił w zależności od rodzaju wdrażanego systemu IT.

W przypadku ERP kluczowym elementem wdrożenia jest konfiguracja systemu. Przebiega ona w kilku fazach – od wprowadzenia ustawień globalnych po bardziej szczegółowe. W systemie definiuje się dane opisujące przedsiębiorstwo, procedury i procesy. Na tym etapie wprowadza się m.in. słowniki (np. jednostki miary, rejestry VAT, sposoby dostawy), strukturę organizacyjną firmy (uprawnienia, koszty), definicje magazynów, planu kont, technologii produkcyjnych itp. W ERP odwzorowywane są realizowane w firmie procesy, takie jak rozliczanie kosztów, zakup materiałów czy sprzedaż wyrobów. Konfiguracja systemu obejmuje także przygotowanie specyficznych dokumentów, formularzy i raportów. Na tym etapie następuje opracowanie listy stanowisk, wprowadzenie nazwisk operatorów oraz przyporządkowanie im odpowiednich uprawnień.

W wielu przypadkach konfiguracja różnych obszarów funkcjonalnych systemu odbywa się równolegle, przy jednoczesnym uzgodnieniu elementów wspólnych dla poszczególnych modułów. Konfiguracja przeprowadzana jest przy ścisłej współpracy konsultantów wdrożeniowych z pracownikami firmy, co daje możliwość wprowadzania na bieżąco zmian w systemie oraz przetestowania (sprawdzenia) konfiguracji w kontekście poprawności działania oraz spełniania oczekiwań klienta.

Implementacja systemu obejmuje także etap przygotowania dodatkowych funkcji lub przeprojektowanie standardowych rozwiązań pod kątem wymagań konkretnego klienta. Obszar ten obejmuje zaprojektowanie interfejsów pozwalających na wprowadzanie danych z zewnętrznych systemów czy integrację z pozostałymi rozwiązaniami IT, np. czytnikami kodów kreskowych. Osobną fazę implementacji stanowi opracowanie narzędzi (programów) do migracji danych ze starego systemu oraz – w ostatnim etapie – przekopiowanie danych do środowiska produkcyjnego.

Testy i szkolenia

Każdy system przed uruchomieniem powinien zostać gruntownie przetestowany. W systemach wspomagających zarządzanie sprawdza się zgodność konfiguracji, kompletność i poprawność wprowadzonych danych czy sposób integracji z zewnętrznymi systemami. Testy przeprowadzane są na etapie parametryzacji systemu, ale także po jego wstępnym (testowym) uruchomieniu. Pole do testów dodatkowych w działającym środowisku zapewniają szkolenia.

Poznawanie nowego systemu przez pracowników rozpoczyna się już na etapie wdrożenia. Uczestnicząc w projekcie wdrożeniowym, mają oni okazję poznać możliwości, funkcje i sposób ich realizacji przez system. Właściwe szkolenie użytkowników to jednak oddzielny etap wdrożenia. Dostęp do szkoleń powinny mieć wszystkie osoby, które będą korzystać z nowego systemu i/lub liderzy mogący przekazywać wiedzę pozostałym pracownikom firmy.

Szkolenia przeprowadzane są najczęściej w grupach obejmujących użytkowników poszczególnych działów lub zajmujących się daną dziedziną. Warto zadbać o to, by szkolenia zostały przeprowadzone w wymaganej liczbie, tak żeby pracownicy mogli poprawnie i szybko realizować codzienne zadania już po starcie nowego systemu.

Start produkcyjny

Firmy wdrożeniowe dość często decydują się na uruchomienie systemu w dwóch etapach. W pierwszym z nich nowe rozwiązanie funkcjonuje obok starego, stanowiąc doskonały materiał do prowadzenia testów, szkoleń i nauki. Dokumenty wprowadzane są w obu systemach jednocześnie, dając możliwość weryfikacji gromadzonych danych czy dostarczając informacji na temat koniecznych do wprowadzenia zmian i poprawek.

Start produkcyjny nowego systemu planowany jest zazwyczaj w ściśle określonym terminie, np. nowym roku kalendarzowym czy roku obrachunkowym. Korzyści wynikających z tego faktu jest wiele. Przykładowo stany magazynowe mogą zostać przeniesione bilansem otwarcia po ich wcześniejszym zweryfikowaniu inwenturą.

Ocena:    (aby ocenić, musisz się zalogować w serwisie)

 del.icio.us |  Wykop mnie |  Digg this story |  dodajdo.com

• Wspólny sukces »
  uczestnicy projektu i koszty wdrożenia
• Wdrożenie to wyzwanie »
  jak rozwiązać problemy z wdrażaniem systemów klasy ERP
• Podziel się plikami »
  przegląd najpopularniejszych sieci i programów P2P
• Analityk systemów »
  kariera w IT
• Optymalizacja systemu Windows »
  pełne wersje