NEXT 6/2009 - Etapy wdrożenia systemu

Implementacja zaawansowanego systemu informatycznego to długotrwały proces składający się z kilku wyraźnie zarysowanych etapów. Odpowiednie zaplanowanie i późniejsza realizacja kolejnych kroków pozwoli odnieść firmie sukces. [Artur Pęczak]

Zdaniem eksperta

Tomasz Sokołowski dyrektor marketingu i sprzedaży, InsERT S.A. Wybór systemu ERP to dla firmy kluczowa, ale niełatwa decyzja. Koszt zakupu licencji i wdrożenia stanowi zwykle istotną część rocznych wydatków. Ale nie tylko finanse grają tu ważną rolę. Bo przecież wybór złego systemu może doprowadzić do poważnych problemów, a nawet upadku firmy. Na co więc warto zwrócić szczególną uwagę? Na jakość analizy przedwdrożeniowej, kompetencje dostawcy, otwartość systemu na rozszerzenia i wreszcie czas trwania prac wdrożeniowych. Bez należytego przeanalizowania potrzeb wszystkie kolejne etapy prac będą się opierać na niepewnych fundamentach. Dziś klient oczekuje, że kończąc pracę na starym oprogramowaniu w piątek, już w poniedziałek rano będzie mógł ją zacząć na nowym systemie.

Nie ma jednej reguły mówiącej o tym, z jakich dokładnie etapów powinno się składać wdrożenie. Inaczej zaplanujemy wprowadzenie gotowego systemu IT, inaczej programu pisanego na życzenie klienta. Co ważne, wiele firm wdrożeniowych posługuje się własnymi i sprawdzonymi metodami prowadzenia projektów, które pozwalają osiągnąć założone cele. W artykule przedstawiamy więc najbardziej uniwersalne etapy wdrożeń systemów informatycznych.

Wybór systemu

Na rynku funkcjonuje co najmniej kilkudziesięciu dużych dostawców oprogramowania i jeszcze więcej firm zajmujących się ich wdrażaniem. Z tego względu wybór systemu, a później firmy, która zajmie się jego wdrożeniem, nie jest łatwy i wymaga odpowiedniego przygotowania. Decyzję tę powinny determinować rzeczywiste potrzeby przedsiębiorstwa, a nie możliwości oprogramowania same w sobie. Dlatego też określenie potrzeb warto powierzyć zewnętrznej firmie doradczej.

Na podstawie analizy procesów uda się ustalić cele przedsięwzięcia (patrz dalej: analiza przedwdrożeniowa), ale także określić listę wymagań stawianych systemowi i firmie wdrożeniowej. Na tym etapie powinniśmy sparametryzować kryteria wyboru nowego systemu. To właśnie lista wymagań i kryteria wyboru będą stanowić podstawę zapytania ofertowego przedstawianego producentom czy integratorom oprogramowania oraz w dalszym etapie podstawę oceny konkretnych rozwiązań i usług.

Podstawowym kryterium wyboru jest zgodność dostępnych w systemie funkcji z wymaganiami przedsiębiorstwa. Realizowane przez system funkcje powinny odpowiadać prowadzonej przez firmę działalności, np. w zakresie przepisów prawa. Nowy system powinien być elastyczny w stopniu umożliwiającym dopasowanie jego funkcji do specyficznych wymagań użytkownika oraz otwarty na integrację z pozostałym oprogramowaniem używanym w firmie. Warto zwrócić uwagę na intuicyjność obsługi i sposób zaprojektowania interfejsu, dostęp do dokumentacji i szkoleń (w tym przez internet).

Nie bez znaczenia dla wyboru systemu i firmy wdrożeniowej są referencje obejmujące liczbę, zakres i zadowolenie z wdrożenia, najlepiej w firmie działającej w tej samej branży. Przed ostatecznym podpisaniem umowy warto odbyć wizytę referencyjną u klienta, u którego dane rozwiązanie już funkcjonuje. Należy zasięgnąć opinii z rynku na temat systemu, a także sprawdzić potencjał firmy wdrożeniowej (liczba konsultantów, stopień specjalizacji w wybranych obszarach itp.).

Często kluczowym aspektem wyboru jest cena wdrożenia (choć najtańszy zazwyczaj nie oznacza najlepszy), przy czym na tym etapie warto określić nie tylko koszty zakupu sprzętu, licencji i samego wdrożenia, ale także koszt późniejszego utrzymania systemu. Pod rozwagę warto wziąć planowany czas wdrożenia oraz zakres zmian, które obejmą przedsiębiorstwo.

Analiza przedwdrożeniowa

To jeden z kluczowych etapów, który pozwoli nie tylko zakończyć wdrożenie sukcesem, ale też doprowadzić firmę do założonych celów. W trakcie analizy konsultanci biznesowi uczą się przedsiębiorstwa, poznając jego cele oraz strategię działania, strukturę organizacyjną, rodzaj stosowanych dokumentów, obieg informacji itp. Na etapie analizy identyfikowane są procesy zachodzące w firmie. Określa się tu potrzeby biznesowe firmy w zakresie rozwiązań informatycznych. Analiza pozwala odpowiedzieć na pytanie, gdzie znajdą zastosowanie standardowe rozwiązania informatyczne, a gdzie wymagane jest przygotowanie specyficznych narzędzi lub modyfikacja procesów biznesowych.

Analiza potrzeb i przedwdrożeniowa czy pomoc w wyborze systemu IT może zostać zrealizowana przez firmy doradcze. Mimo że powierzenie tego typu zadań zewnętrznym konsultantom wiąże się z dodatkowym kosztem, to świeże spojrzenie na procesy zachodzące w firmie pozwala lepiej je zidentyfikować i zinterpretować. Zakres usług świadczonych przez doradców może objąć także reorganizację procesów pod kątem wdrożenia oraz ulepszenia sposobu funkcjonowania firmy. W innym modelu, niezwykle często wybieranym przez klientów, analiza przedwdrożeniowa przeprowadzana jest przez firmę implementującą dany system w przedsiębiorstwie.

Ocena:    (aby ocenić, musisz się zalogować w serwisie)

 del.icio.us |  Wykop mnie |  Digg this story |  dodajdo.com

• Wspólny sukces »
  uczestnicy projektu i koszty wdrożenia
• Wdrożenie to wyzwanie »
  jak rozwiązać problemy z wdrażaniem systemów klasy ERP
• Podziel się plikami »
  przegląd najpopularniejszych sieci i programów P2P
• Analityk systemów »
  kariera w IT
• Optymalizacja systemu Windows »
  pełne wersje