NEXT 6/2009 - Wspólny sukces

Każde wdrożenie systemu ERP wymaga zaangażowania firmy wdrożeniowej i klienta. O tym, kto jest uczestnikiem projektu, z jakimi kosztami należy się liczyć, implementując nowy system IT, i jakich błędów przy tym unikać, dowiesz się z artykułu. [Artur Pęczak]

Nawet najlepiej zaplanowane i prowadzone wdrożenie nie uda się, jeśli pracownicy i kierownictwo nie będą go aktywnie wspierać, inwestując przy tym odpowiednią sumę pieniędzy.

Sponsor projektu

ERP obejmuje swoim zasięgiem całość firmy, w tym kluczowe dla jej funkcjonowania obszary, przenikając przez kilka jej działów jednocześnie. Decyzja o wdrożeniu ma więc charakter strategiczny, a ewentualne niepowodzenie projektu z dużym prawdopodobieństwem przełoży się na wynik finansowy organizacji. Rola sponsora, najczęściej w osobie prezesa lub członka zarządu, nie ogranicza się więc do finansowania nowego systemu IT, ale przede wszystkim do propagowania idei wdrożenia na najwyższych szczeblach zarządzania, nadania mu wymiaru biznesowego oraz zapewnienia możliwości podejmowania kluczowych decyzji dotyczących zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Kierownik wdrożenia

Osobą odpowiedzialną za zaplanowanie i realizację projektu jest kierownik wdrożenia. Stosując odpowiednie metody, techniki i narzędzia, dba on o przygotowanie, prowadzenie i rozliczenie wdrożenia. Rola kierownika polega na zbudowaniu zespołu wdrożeniowego, motywowaniu go do pracy oraz zapewnieniu odpowiedniej komunikacji między jego członkami. Kierownik projektu przejmuje funkcję lidera wdrożenia, biorąc odpowiedzialność za jego sukces. Praktykuje się wyznaczenie dwóch kierowników projektu – ze strony firmy wdrożeniowej i klienta.

Kierownik projektu stanowi pomost między sponsorem a organizacją, wymiarem biznesowym i informatycznym wdrożenia. Łączy przedsiębiorstwo z firmą wdrożeniową, dbając o odpowiednią komunikację oraz planowanie prac. Ze względu na charakter zadań kierownik projektu powinien dysponować doświadczeniem oraz umiejętnościami interpersonalnymi z zakresu budowania i motywowania podległego zespołu.

Zespół wdrożeniowy

W jego skład wchodzą zarówno konsultanci, jak i pracownicy firmy. Wspólna praca w grupach roboczych pozwala z jednej strony na rozpoznanie procesów zachodzących w firmie oraz zaproponowanie nowych rozwiązań, z drugiej – poznanie możliwości systemu oraz sposobu, w jaki realizuje on pożądane funkcje biznesowe.

Rolą zespołu wdrożeniowego jest przygotowanie systemu do potrzeb przedsiębiorstwa. Z tego względu w jego skład wchodzą przedstawiciele wszystkich działów firmy objętych wdrożeniem, znających zadania wykonywane w danym obszarze.

Pracownicy

Wdrożenie systemu informatycznego wprowadza wiele nowości w funkcjonowaniu firmy. Pracownicy firmy są jego kluczowym elementem, którego nie można zaniedbać. Implementacja czytników kodów kreskowych może prowadzić do likwidacji stanowiska związanego z ewidencją operacji produkcyjnych czy magazynowych. Nowy ERP wymaga wielogodzinnej nauki nowego systemu oraz zmiany przyzwyczajeń.

Jak przekonać pracowników do ERP? Muszą oni czuć się odpowiedzialni za wdrożenie, stać się jego uczestnikami. Powinni być informowani na każdym etapie wdrożenia. Należy jasno określić, jakie szanse (rozwój pracowników) i zagrożenia (likwidacja czynności) dla wybranego stanowiska niesie ze sobą implementacja systemu, pokazać, jakie korzyści (np. automatyzacja pewnych zadań) można uzyskać poprzez nowe rozwiązania.

Koszty wdrożenia

Nowy system IT wymaga zazwyczaj wydajnej infrastruktury sprzętowej. W przypadku ERP przyda się mocny serwer. Serwer powinien uwzględniać stan obecny oraz możliwość rozwoju firmy i liczby przechowywanych danych w przewidywalnej przyszłości. Oprócz ceny zakupu sprzętu musimy liczyć się z kosztami licencji systemu operacyjnego, bazy danych czy dodatkowego oprogramowania, np. do backupu danych. Podczas tworzenia budżetu warto sprawdzić, czy stacje robocze spełniają wymagania nowego systemu, a jeżeli nie, zaplanować ich wymianę.

Istotny składnik budżetu wdrożeniowego stanowi zakup licencji systemu ERP. Tu cena uzależniona jest w dużej mierze od zakresu i skali wdrożenia, czyli liczby implementowanych modułów i liczby końcowych użytkowników systemu. Budżet musi obejmować wynagrodzenie firmy wdrożeniowej i ewentualnie firmy doradczej pomagającej w wyborze rozwiązania, analizie i reorganizacji procesów.

W budżecie należy wygospodarować środki na szkolenie pracowników. Warto pamiętać, że opłata za wdrożenie bardzo często równa jest cenie zakupu licencji na system albo nawet je przewyższa. Jeżeli ERP wymaga zmian, należy uwzględnić koszty prac programistycznych. Powinniśmy również pamiętać o pracownikach uczestniczących we wdrożeniu. Dzięki dodatkowej motywacji finansowej ich zaangażowanie w projekt będzie wyższe. Mimo wielu zagrożeń i wysokich wydatków to właśnie informatyka pozwala firmom zwiększać swoją efektywność oraz poprawiać osiągane wyniki.

Ocena:    (aby ocenić, musisz się zalogować w serwisie)

 del.icio.us |  Wykop mnie |  Digg this story |  dodajdo.com

• Etapy wdrożenia systemu »
  przygotowanie i etapy wdrażania systemów ERP
• Wdrożenie to wyzwanie »
  jak rozwiązać problemy z wdrażaniem systemów klasy ERP
• Dwa w jednym »
  uruchamianie Visty i XP na jednym komputerze
• Chłodniejsza karta »
  modyfikowanie parametrów kart grafi cznych
• Linux – obalamy mity »
  odmitologizować Linuksa