NEXT 4/2009 - Gmail profesjonalny

Czy usługa poczty stworzona w oparciu o wyszukiwarkę internetową ma szansę powodzenia? W przypadku Google na pewno! Podpowiadamy, jak zwiększyć możliwości popularnego Gmaila.

Tworzenie filtrów

Potęgą webmaila Gmaila i samego Google jest wyszukiwanie. Firma nawet w reklamie swojej skrzynki pocztowej namawia, by nie kasować żadnych e-maili. Obecnie Gmail oferuje ponad 7 GB miejsca, co według firmy powinno wystarczyć, zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę, że można je dowolnie łączyć. Jednak sformułowanie odpowiedniego zapytania w Gmai- lu wydaje się bardziej skomplikowane niż w samej wyszukiwarce Google. Rozwiązaniem mogą być etykiety, czyli foldery, i rozwinięty system filtrów, dzięki którym można zapisać zapytanie i ustawić jego automatyczne użycie. Najczęściej używanymi zapytaniami do filtrów są te z prefiksem is:, np. is:starred – oznaczone is:unread – nieprzeczytane is:read – przeczytaneis: – oznaczone etykietą (synonim label:) Podobnie zbudowane są wyrażenia określające miejsce, czyli te z in: na początku: in:inbox – w skrzynce przychodzącej in:trash – w koszu in:spam – oznaczone jako spam in: – oznaczone etykietą (synonim label:) in:enywhere – znajdujące się gdziekolwiek, np. po archiwizacji i nienadaniu etykiety Dość często używane są także wyrażenia związane z danymi wybranego e-maila: from: – od kogo to: – do kogo, ma znaczenie przy zarządzaniu wieloma skrzynkami subject: – o temacie

Jedną ze zmian, jakie pojawiły się ostatnio w usłudze poczty oferowanej przez Google, jest Gmail Labs, czyli repozytorium skryptów. Są one tworzone przez programistów zrzeszonych w projekcie laboratorium. W założeniach mają trafiać do podstawowej funkcjonalności Gmaila. Dzięki nim zwiększysz liczbę funkcji swojego webpanelu i dostosujesz go do własnych potrzeb. Jedną z nich może być np. wydajne zagospodarowanie miejsca w przeglądarce, zwłaszcza jeśli jesteś właścicielem monitora panoramicznego. Strony internetowe w większości przypadków mają szerokość 1024 pikseli, co powoduje, że na ekranie po bokach jest niewykorzystane tło. Jeżeli jednak używasz Gmaila, to aktywując jedno z rozszerzeń, możesz zagospodarować to miejsce

Dostęp do laboratorium

Warto, abyś wiedział, że dostęp do Gmail Labs jest tylko w nietłumaczonej, czyli amerykańskiej wersji usługi. Jeśli korzystasz już z tego interfejsu, to pomiń ten akapit. Jeżeli nie, to po zalogowaniu się do serwisu kliknij na link Ustawienia i na zakładce Ogólne z listy Język wybierz English (US). Następnie zatwierdź modyfikację, klikając na przycisk Zapisz zmiany. Aby uruchomić jedno z rozszerzeń, ponownie wejdź do Settings i kliknij na Labs. Następnie na liście znajdź Multiple Inboxes, zaznacz opcję Enable i zapisz ustawienia. W podobny sposób możesz aktywować pozostałe dodatki, które spełnią twoje kryteria. Pamiętaj jednak, że z każdą aktywacją szybkość działania usługi maleje.

Konfiguracja

Po aktywacji dodatku i przeładowaniu się strony zobaczysz, że główny panel poczty został zmniejszony, a w zajmowanym przez niego miejscu pojawiły się dwa mniejsze (maksymalnie może być ich aż 5). W celu zdefiniowania, jakie e-maile mają być w nich wyświetlane, ponownie musisz udać się do ustawień, tyle że tym razem przejść na zakładkę Multiple inboxes. Domyślnie wykorzystane są tylko dwa panele, w których wyświetlane są e-maile listowane po filtrach odpowiednio „is:starred” (oznaczone) i „is:drafts” (szkice). Dodatkowo masz sposobność ustawienia maksymalnej liczby widocznych e-maili (konwersacji) oraz pozycji paneli. Domyślnie jest to prawa strona głównej części okna, ale równie dobrze można wybrać tak, żeby były one wyświetlane powyżej (Above) lub poniżej (Below) niego.

Filtrowanie wiadomości

Konta zewnętrzne

Rozwinięciem funkcjonalności Multiple Inboxes jest podłączenie do jednego konta Gmail kilku innych zewnętrznych (niekoniecznie z Google). Są one automatycznie filtrowane i nadawane są im etykiety, co oznacza, że można je później łatwo wyszukiwać i np. wykorzystać w uruchomionych wcześniej panelach. Dzięki temu w jednym oknie, a nawet w jednym webmailu, można mieć wyświetlanych wiele skrzynek e-mailowych, co powinno zwiększyć wydajność pracy (nie trzeba dodatkowo klikać, żeby przejść do listów z innego konta).

Gmail jest wzorowo zaprojektowanym serwisem webmail. Liczba funkcji, jakie zostały w nim zaimplementowane, znacznie przekracza możliwości standardowej usługi. Pod tym względem dorównuje rozbudowanym aplikacjom desktopowym. Gmail, podobnie jak one, pozwala np. na pobieranie i wysyłanie e-maili z wielu dowolnych kont. Wystarczy poświęcić tylko kilka minut na konfigurację tej opcji.

Rozpoczniemy od podłączenia zewnętrznego konta do jednego Gmaila (maksymalnie może być ich 5). Na początku otwórz panel Ustawienia (link w prawym górnym rogu) i przejdź na zakładkę Konta. Następnie kliknij na link Dodaj konto pocztowe, którego jesteś właścicielem. Otworzy się okno – w jedynym dostępnym polu musisz podać adres e-mailowy, który chcesz dodać. Przejdź do kolejnej strony. Teraz uzupełnij dane, których automat nie może odczytać. Będą to zazwyczaj jedynie nazwa użytkownika i hasło. Pozostałe wpisy, np. adres serwera czy port protokołu POP, mechanizm Gmaila pobierze z podanego serwera poczty (drugi człon adresu e-mailowego). Wykryje także, czy do przesyłu danych można wykorzystać szyfrowanie SSL. Na koniec możesz jeszcze do- określić, czy e-maile przychodzące na skrzynkę Gmail powinny pozostać na serwerze i jaką etykietą muszą być oznaczane (standardowo jest to po prostu adres e-mailowy). Warto także zaznaczyć opcję Archiwizuj – dzięki temu e-maile będą przenoszone do stosownych folderów. Po uzupełnieniu danych kliknij na przycisk Dodaj konto. Jeśli podałeś prawdziwe informacje, to w oknie pojawi się monit o poprawności polecenia. Jeżeli nie, musisz poprawić wprowadzone dane. Teraz masz możliwość skorzystania z opcji wysyłania listów z dodanego do Gmaila adresu e-mailowego. Polecamy stosowanie tej opcji, jeśli zamierzasz nadal aktywnie korzystać ze skrzynki.

Następnie przejdź do kolejnego okna, wprowadź w nim swoje imię i nazwisko lub podpis, jakim chcesz się posługiwać w korespondencji, i ponownie kliknij na przycisk Dalej. Aby wysyłać e-maile, musisz jeszcze potwierdzić swoją tożsamość. Kliknij na przycisk Weryfikuj i sprawdź zawartość skrzynki, którą chcesz podłączyć. Powinien się w niej znajdować link i kod dostępu. Wybierz dowolną metodę i potwierdź dane. 

Dzięki takiemu zabiegowi będziesz mógł wysyłać i odbierać e-maile z innego konta przez interfejs Gmaila. W podobny sposób możesz podłączyć jeszcze cztery inne skrzynki. Co ciekawe, do niedawna nie można było podłączać tych udostępnianych przez Google.

Ocena:    (aby ocenić, musisz się zalogować w serwisie)

 del.icio.us |  Wykop mnie |  Digg this story |  dodajdo.com

• Jeszcze lepszy GMail »
  GMAIL Z OBSŁUGĄ IMAP
• Koniec Skype'a? »
  usługa videochat w Gmailu
• Google Linux »
  LINUX GOS 2.0.1
• Szybciej, więcej, lepiej »
  tips & tricks
• Filtruj z Gmailem »
  zaawansowane filtry wiadomości w Gmailu